Artikkel on esmalt avaldatud Edasi.org.
Olen viimaste nädalate jooksul mõelnud palju kokkulepetele. Saanud taaskord isikliku kogemuse, mis juhtub, kui kõik osapooled eeldavad ja ei sõlmi õigeaegselt kokkuleppeid. Aga ka näinud selle vastandit: kui hea on isegi sügavates erimeelsustes viidata varem sõlmitud kokkulepetele ning olla samal ajal valmis vajadusel neid uuendama.
Kokkuleppe sõlmimine on üks coaching’u-oskuste alustalasid, üks oskus, mida juhid võiksid juhtimis-coach’idelt õppida. Muuseas, paradoksaalsel kombel ka üks tegevustest, mis coaching’u-koostöös ja -õpingutes esialgu enim võõristust tekitab. “Kas kiiremini ei saaks? Miks on vaja iga koostöökokkulepet avada: mida see täpselt sulle tähendab? Kõik on ju niigi selge, elementaarne ja me saame nendest asjadest ühtmoodi aru.” Kas tõesti?
Paraku 85% meie eeldustest on kas täiesti või osaliselt valed. Mu hea sõber ja neuroteaduse entusiast Kiur soovitab meil olla oma mõtteid uskudes ettevaatlik, sest need on automaatsed: tuginevad me kogemustele ja uskumustele, on 95–98% ulatuses korduvad ja 70% kalduvad negatiivsusele. Psühhiaater ja teadlane Daniel Amen loetleb omakorda arvukalt uuringuid teinuna automaatsed negatiivsed mõttemustrid: mõtete lugemine – uskumine, et tead, mida teine mõtleb; keskendumine negatiivsele, ennustamine, tunnetest ajendatud mõtlemine, sildistamine jt.
Koostöökokkulepete olulisus ja loomise protsess
Töötades meeskonna tõhususe ja omavaheliste suhete parandamise nimel, on koostöökokkulepped võtmetähtsusega. Need on vajalikud, et luua ühine arusaam ja kultuur, kus tiimiliikmed tunnevad end turvaliselt oma mõtteid ja tundeid väljendades. Läbimõeldult sõnastatud kokkulepped loovad keskkonna, kus inimesed tunnevad, et neid on kuulatud ja neid hinnatakse, mis omakorda soodustab koostööd ja meeskonna tulemuslikkust. Koostöökokkulepete puudumise tagajärjeks on vähene rõõm koostööst ja kehvad tulemused.
Koostöökokkulepped on enamat kui lihtsalt reeglid. Need aitavad meeskonnal üheselt mõista, kuidas omavahel suhelda. Selged kokkulepped on hädavajalikud:
-
ootuste määramiseks – need selgitavad, millist käitumist ja suhtumist meeskonnas oodatakse;
-
aususe ja avatud suhtluse edendamiseks – loovad turvalise ruumi tundlike teemade arutamiseks ja soosivad avatud arutelusid, mis võivad muidu jääda varjatuks;
-
konfliktide ennetamiseks – selged normid aitavad vältida arusaamatusi;
-
vastutuse kasvatamiseks – kõik meeskonnaliikmed teavad, mida neilt oodatakse, ja vastutavad kokkulepetest kinnipidamise eest.
Millal sõlmida ja kuidas luua kokkuleppeid?
Kogu koostöö vältel. Eriti oluline on kokkulepped sõlmida muidugi meeskonna moodustamise, arendamise või muudatuste tegemisel algul. Ja samas meeles pidada, et kokkulepped ei ole kümme käsku, mis jäävad surmatunnini samaks. Enamikus suhetes ja koostöös peame me kokkuleppeid n-ö elusaks – uuendame ja lepime uuesti kokku. Vahel teeme ka erikokkuleppeid lepete sees.
Koostöökokkuleppe loomine algab õigete küsimuste küsimisest ja aktiivsest kuulamisest. Head kokkulepped puudutavad nii isiklikke kui ka meeskonna vajadusi.
Isiklikud vajadused. “Mida sa vajad, et luua võimalikult hea keskkond soovitud tulemuste saavutamiseks?”
“Milline käitumine seda sinu silmis väljendaks?” “Kuidas tunned, et see on meeskonnas olemas?”
Meeskonnakultuur. “Milline peaks olema meie meeskonnakultuur, et me kõik tahaksime koostööd teha ja tunneksime sellest rõõmu?”
Kokkulepped ja reeglid. “Mida peame üksteisega kokku leppima, et luua just selline keskkond, mida soovime?”
Koostage lühike ja konkreetne nimekiri kokkulepetest, mida on lihtne järgida ja meeles pidada. Mida me ei tee, on tihti olulisem kui see, mida teeme.
Mida me teeme, kui midagi läheb valesti?
See osa on äärmiselt tähtis: kui kõigil on selge, kuidas vigu ja puudujääke välja tuua, on seda lihtsam teha. Anna igale inimesele võimalus avaldada oma mõtteid ning otsustage meeskonnana, kuidas probleeme edaspidi tõstatada.
Koostöökokkulepe ei tähenda ainult reeglite kehtestamist – see on väärtuste praktiline väljendus. Väärtustel põhinevad kokkulepped aitavad kaasa meeskonna usalduse kasvule, toetavad koostööd ja võimaldavad konflikte tõhusamalt lahendada.
“Kuidas peegeldavad meie kokkulepped me väärtusi?”
“Mida teeme, kui märkame väärtustest kõrvalekaldumist?”
Need küsimused aitavad meeskonnal väärtuste ja kokkulepete vahelist sidet tugevana hoida.
Töötasin kord tiimiga, kelle esimene kokkulepe oli: peame kokkulepetest kinni. Algul tundus veider, aga tegelikult ju puhas kuld, sest kokkuleppe koostamine on vaid esimene samm.
Mõned nipid ja üldised põhimõtted*
- Iga suhtes on vastutus 50:50. Suhtes peab olema sümmeetria, vastasel juhul see laguneb.
- Midagi ei saa tasuta – mõlemad pooled peavad panustama.
- Parem on öelda „ei“, kui nõustuda millegagi, mida sa ei suuda täita.
- Kokkulepete sõlmimisel väljendatakse muresid tihti kaudselt – vaikuse, näilise nõusoleku, rünnaku, paljude küsimuste esitamise või näoilmete ja kehakeele kaudu. Õpi lugema seda, mida ei öelda.
- Kui kahtlustad vähest motivatsiooni edasi liikuda, tegele selle probleemiga otse, mitte ära väldi seda. Kui teine tunneb end sunnituna, on teesklemine, et teil on kokkulepe, kahjulik ja tõenäoliselt ei vii see tõelise pühendumiseni.
- Koostöölepete sõlmimine ei pea olema „raske ettevõtmine“! Piisab, kui saavutate esialgsele pühendumise – te ei pea kõike kohe lõpuni paika panema.
*Allikas: Academy of Executive Coaching (AoEC)
Tundsid ära mõne oma arenguvajaduse või väljakutse? Kui oled valmis kasvama ja vajad sel teel kaasamõtlejat, fookuse hoidjat ning selguse loojat, siis võta minuga ühendust.