Kuidas leida tasakaal produktiivsuse ja loomingulisuse vahel

Kuidas saavutada eesmärke ja mitte lasta end kõrvalisel segada, aga sealjuures teha seda nii, et liigne fokuseeritus ja distsipliin ei tapaks loovust ja töörõõmu?

Sel suvel võtsin ilukirjanduse kõrval lugemislauale produktiivsuse raamatud. Raamatud, mis mind sel rännakul enim inspireerisid, on „Winning the Week“ ja „Art of Doing Less“. Esimene tegeleb muuhulgas juurpõhjustega, miks väldime planeerimist, aitab toime tulla  tagasilöökidega ja pakub samm-sammulise struktuuri ning tööriistad planeerimiseks ja kohanemiseks – ümberplaneerimiseks. Teine õpetab optimeerima, automatiseerima ja outsource’ima, ühisnimetajaks „et teha vähem.“ Soovitan.

Ühest küljest olen ise loomupärase käivitajana õpikunäide ütlusest “mida enam oled vaimustunud ideest või strateegiast, seda enam alahindad pingutust ja aega, mis selle elluviimiseks kulub”. Nii on mu töölaual aina liiga palju uusi ja ka pooleli olevaid asju ning refrääniks muidugi krooniline ajapuudus.

Teisalt pole mul ka kunagi olnud nii palju juhtimiscoachingu kliente, kel vajadus tasakaalustada loovust ja pulbitsevaid (äri)ideid fookuse ja struktuuriga. Vähe pole ka neid kliente, kes kardavad end  lihtsalt „surnuks töötada“.

Kas ka sina oled tööalaselt alati kättesaadav?

Kodukontor hägustab piire, lugesin uuringust, et USA-s töötab 90 protsenti töötajatest regulaarselt õhtuti ja nädalavahetustel. Olukorra teeb veel kurvemaks see, et 40 protsendil on tarvis olla alati kättesaadav. Tihti on selle põhjuseks kultuur ja juhid, kes tunnustavad ja edutavad vaid töötajaid, kes töötavad ka pärast tööaega. Aga mitte ainult.

Ületunnid – liiga palju tööd või vähene oskus prioriteete seada?

Juhtimiscoachina näen, et üsna tihti on madal produktiivsus ka mingite konkreetsete oskuste puudumise teema. Näiteks prioritiseerimise, delegeerimise või „ei“ ütlemise vähene oskus. Aga tihti algab see hoopis kaootilisest, ebapiisavast või asjatundmatust planeerimisest.

Vastuseis planeerimisele on ületatav

“Kui sa ei suuda planeerida, plaanid ebaõnnestuda.” – Benjamin Franklin

94% ütleb, et planeerimine on oluline, aga vaid 1% teeb seda regulaarselt.

Enamikku meist iseloomustab tugev vastuseis planeerimisele. Planeerimine võib kõlada neutraalselt, aga tegelikult tekitab stressi, ärevust ja hirmu, sest sunnib meid silmitsi seisma asjadega, mida pigem väldiksime. Sellest, kuidas vastuseisu vähendada ja planeerimisest harjumus tekitada, räägin artikli lõpus.

Planeerimise hirmutavaim osa on pikad ülesannete nimekirjad. Mida kõrgemale ronid, seda pikemad need tõenäoliselt on ja seda kaalukamad on neis sisalduvad ülesanded.

Kui kõik on oluline, pole miski oluline. Kui kõik on prioriteetne, pole miski prioriteetne.

Millised on suurimad planeerimise vead (eesmärkide seadmisel)?

Prioriteete seadmata ja ülesannete nimekirju radikaalselt lühendamata produktiivust ei tõsta.

Suurimad planeerimisvead ongi tavaliselt vale prioriteedi või liiga paljude prioriteetide valimine ühe asemel. “Mis on hetkel tähtsaim” võib olla vale küsimus, sest sellel puudub tuleviku vaade. “Kuidas on see seotud minu suure eesmärgiga” on hädavajalik lisaküsimus.

Väldi seda, mis tundub hetkel tähtis, keskendu sellele, mis viib lähemale olulisimatele eesmärkidele. Stephen R. Covey “Efektiivse inimese 7 harjumust” keeles: alusta lõpptulemust silmas pidades. Seejärel jupita töölõigud ning võta need ette viimasest esimeseni.

Juhtimiscoachina aitangi sageli juhil määratleda tema karjääri pikaajalised eesmärgid selle asemel, et keskenduda ainult igapäevastele operatiivsetele ülesannetele, mis tunduvad kiireloomulised kuid ei pruugi olla pikemas perspektiivis määravad. Aitan vaadata suuremat pilti ja kujundada teekonda, mis sisaldab strateegilisi samme peamise eesmärgi saavutamiseks. Selline lähenemine võimaldab juhtidel mitte ainult saavutada oma lühiajalisi eesmärke, vaid tagab ka nende pikaajalise professionaalse arengu ja edu.

Kuidas vähemaga rohkem saavutada?

Ka juhtimiscoachingus on aktuaalne Pareto printsiip, tuntud ka kui 80:20 reegel. Keskendu sellele 20-le protsendile, mis tagab 80 protsenti. Ka Tim Ferrissi sõnul, raamatus “4-Hour Body”, peaksime püüdlema minimaalse efektiivse annuse poole, mitte maksimaalse võimaliku saavutuse poole. See tähendab, et keskendu esmajärjekorras väiksematele sammudele, mis viivad soovitud tulemuseni. Juhtimiscoachina on ka minu ülesanne aidata sul leida üles need kriitilised tegevused, mis suurendavad sinu efektiivsust ja aitavad saavutada suuremaid eesmärke vähema vaevaga.

Prioritiseerimine ja aja efektiivne kasutamine on edu alustalad

Eisenhoweri maatriks on üks tuntumaid prioritiseerimise tööriistu, mis aitab selgitada, millised ülesanded nõuavad kohest tähelepanu ja milliseid saab edasi lükata või delegeerida. See süsteem jagab ülesanded 4. kategooriasse, lähtudes nende tähtsusest ja kiireloomulisusest, aidates seeläbi saavutada rohkem vähema ajaga. Hea filter mõistmaks, mida teha kohe, mida plaani panna, mida delegeerida, mida kustutada.

Seos Pareto 80/20-ga on see, et kõige olulisem lahter “tähtis/aega on“ lahter, kuhu kuuluvad planeerimine, õppimine ja inimsuhted. Juhi töölaud peabki 80% ajast olema täidetud just nende tegevustega, mis tõenäoliselt viivad suurimate saavutusteni.

Praktilises plaanis tähendab see, et juhid peaksid oma päevakavas kindlaks määrama ajad, mil nad tegelevad ainult nende kriitiliste ülesannetega, mis nõuavad süvenemist ja pakuvad suurimat tagasitulekut investeeritud aja kohta. Näiteks strateegiliste kohtumiste planeerimine või uute oskuste omandamine seminaridel ja koolitustel peaks toimuma ilma igapäevaste operatiivsete segajateta.

Lisaks võib juht kasutada delegeerimist kui vahendit aja vabastamiseks, suunates vähem kriitilised või aeganõudvad ülesanded oma meeskonnale. See mitte ainult ei suurenda meeskonna kaasatust, vaid võimaldab juhil keskenduda suurema mõjuga tegevustele.

Loobu illusioonist, et sul on kõigeks aega

Demir Bentley soovitab kasutada triaaži (pakilisuse) põhimõtet, mis on tuntud erakorralise meditsiini vallas. Triaaž aitab olukorda kiiresti hinnata, tähtsuse järgi järjestada ja ressursid õigesti jaotada. See idee pärineb 1803. aastast, kui sõjaväearst Dominique-Jean Larrey märkas, et kõigi patsientide järjekorras teenindamine suurendab surmajuhtumeid.

Inimestena on meie loomuses võtta endale rohkem ülesandeid, kui meil tegelikult aega on. Kuid maailmas, kus pole võimalik kõike ära teha, peab halastamatult teostama triaaži oma ülesannete nimekirjadele. See tähendab loobumist illusioonist, et kõik on võimalik ära teha, esitades palju parema küsimuse: “Kuidas ma saan oma piiratud ajavaruga teha kõige rohkem (head)?”

Lahti laskmise kunst vs sinu ego

Ari Meisel „The Art of Less Doing“ räägib automatiseerimisest, mida võib psühholoogiliselt nimetada ka lahti laskmise kunstiks. Ta soovitab kasutada otsustamiseks 3. kriitilist tegevussammu:

1. kas saan kustutada,
2. edasi lükata või
3. tegelen (s.h. delegeerimine).

See lähenemine vabastab aega ja energiaid, mis on sageli seotud ebaoluliste või vähemprioriteetsete ülesannetega.

Kõige suuremaks lahti laskmise vaenlaseks on suur ego. Kui oled arvamusel, et oled ainus, kes suudab midagi teha, pole sa tõenäoliselt seda konkreetset protsessi põhjalikult uurinud. Uuringud näitavad, et peaksime umbes 70 protsenti oma tegevustest enda õlult teistele delegeerima.

Kuidas viia Meiseli kolm kriitilist tegevussammu praktikasse?

1.      Kas saan kustutada?

Alusta päeva või nädala alguses oma ülesannete nimekirja ülevaatamisega. Küsi endalt, kas kõik ettenähtu on tõesti vajalik. Võib-olla on mõned ülesanded juba aegunud või on nende tähtsus vähenenud. Kui leiad ülesandeid, mis ei too enam väärtust sinu või ettevõtte eesmärkide saavutamisele, kustuta need julgelt nimekirjast, et keskenduda tõeliselt olulistele asjadele.

2.      Kas saan edasi lükata?

Mõned ülesanded ei vaja kohest tähelepanu, kuid võivad tunduda kiireloomulised. Hinda, kas need on tõesti praegu täitmiseks või võivad oodata. Kui ülesanne võib oodata, pane see ajaliselt paika tulevikku, kui selleks on sobivam aeg. See aitab vältida ajasurvet ja võimaldab sul keskenduda käsilolevatele kriitilisematele ülesannetele.

3.      Kas saan delegeerida?

Vaata üle ülesanded, mis nõuavad spetsiifilisi oskusi või on aeganõudvad. Mõtle, kas mõne kolleegi või alluva oskused sobiksid nende ülesannete täitmiseks paremini. Delegeerimine ei vabasta üksnes sinu aega muude oluliste ülesannete jaoks, vaid kaasab ka meeskonnaliikmeid, andes neile võimaluse arendada oma oskusi ja vastutust. Delegeerimine on ka suurepärane võimalus juhtimisoskuste arendamiseks, pakkudes meeskonnale võimalusi kasvada ja õppida.

Ülesannete nimekirjad, tegemata tööd ja produktiivsuse pärssimine

Ülesannete nimekirjad on levinud praktika tööülesannet määratlemiseks, kuid pane tähele, et nendega seondub muuhulgas paar psühholoogilist mõjutegurit, mida on hea teada.

• Kiireloomulisus: inimestel on kalduvus prioritiseerida pakilisi ülesandeid mittepakiliste arvelt, isegi kui mittepakilised ülesanded toovad märkimisväärselt suuremat kasu. Uuringute kohaselt see efekt suureneb, mida hõivatumad me oleme.
• Zegarniki efekt: inimesed mäletavad lõpetamata ülesandeid/toiminguid paremini kui tehtud/lõpetatuid. See efekt tekitab psühholoogilist pinget, mis hoiab pooleliolevaid ülesandeid teadvuses, aidates neil mäletada, aga motiveerides neid ka õpule viima.

Enamik loendites olevaid ülesandeid pole kiirelt tehtavad, sest need on kas liiga suured või ootavad lisaks teiste panust. Kui vaatame oma ülesannete nimekirja, näeme palju töid, mida ei saa kohe lõpule viia, ja see käivitab Zeigarniki efekti – me mäletame paremini lõpetamata ülesandeid.

Isegi kui oleme nimekirja hoolikalt läbi mõelnud, paneb meie aju meid keskenduma pooleliolevatele töödele või otsima uusi, mida saaks lõpule viia. See pidev pooleliolevate asjade nämmutamine pärsib produktiivust ja kulutab tohutult aega.

Hoia fookust kõige olulisemal – keskendu korraga ühele ülesandele

See tähendab keskendumist ühele ülesandele korraga. Kuna bioloogiliselt on inimesed loodud keskenduma korraga ühele asjale, siis pole multitasking tegevus, millega inimese aju toime tuleks. Sisuliselt on see aju väsitamine.

Loo endale produktiivuse tööriistakast. Tööriistade nimekiri on pikk, kuid toon välja mind ja mu kliente enim abistanud.

·        Selgita välja parimad kellaajad töötamiseks

Mõtle, mis kellaajal, kus, kuidas ja miks sa töötad kõige paremini, kus leiad kõige rohkem fookust ja produktiivsust? Keskendumist nõudev töö jäta vaid parimale ajale selleks sobivaimas kohas.

Väga head lugemist pakub sel teemal Daniel Pink (“When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”), kes aitab mõista, kui erinevad on meie kognitiivsed võimed päeva jooksul ning milline aeg on parim millise loomuga ülesande jaoks. Loe siit, kuidas coaching aitab sul avastada sinu tegelikku potentsiaali.

Rohkelt taipamisi pakub ka Ari Meisel („The Art of Less Doing“), kes pakub lisaks neuroteadusele rajatud veebirakendust (Less Doing Peak Time) tuvastamaks oma „parim tund“

·        Kasuta märkmikke, et anda ajule ruumi

Loo endale sobivaid süsteeme, mis aitavad asju eemale tõsta ja õigel ajal meelde tuletada. Salvesta ideed ja teadmised ohutusse hoiukohta, et vabastada ajule ruumi.

Richard Branson kirjutab, et koostab fookuse hoidmiseks ja ideede elluviimiseks palju erinevaid nimekirju – ja püüab neist kinni pidada. “Kannan märkmikku igal pool kaasas ja kirjutan üles peaaegu iga idee, mis mulle pähe tuleb. See aitab mul oma mõtteid filtreerida ja prioritiseerida. Seejärel koostan nimekirja väikestest ja hallatavatest igapäevastest ülesannetest, mida on vaja teha, et oma ideid reaalsuseks muuta”.

Minu soovitus on eelistada digitaalseid lahendusi: kasuta märkmeid, Evernote’i, audiosalvestusi, faile jms. Need on lihtsamini leitavad ja jagatavad.

·        Koonda sarnased ülesanded ja tee need üksteise järel.

Püüa üht tüüpi asjad kokku panna, sest teemade ja ülesannete vahel sage ümber lülitumine võtab energiat ning ei lase keskenduda.

·        Meie aju töötab paremini sprintide, mitte maratonidena.

Francesco Cirillo 1980ndatel loodud Pomodoro tehnika on väga hea meetod. Jaga  tööaeg lühikesteks, tavaliselt 25-minutilisteks töötsükliteks ehk pomodorodeks. Iga pomodoro järel tee lühike, tavaliselt 5-minutiline paus. Pärast nelja pomodorot võta pikem, umbes 15–30 minutit kestev paus. See süsteem aitab parandada keskendumisvõimet ja tõsta produktiivsust, vähendades vaimset väsimust ja vältides edasilükkamist.

Ka Zegarniku efekt ütleb, et õpilased, kes teevad õppimises pause (tegelevad mõne teise ainega, mängivad vms), mäletavad materjali paremini kui need, kes õpivad järjest.

Mida teha, et liigne fokuseeritus ja distsipliin ei tapaks kreatiivsust ja elurõõmu?

Liigne fokuseeritus võib tunduda väheste inimeste mure, aga tasakaalupunkti otsimine siingi on ilmselt alati mõistlik. Ja selleks tuleks eriti kiivalt püsida oma tugevustega seotud tegevuste juures ning frustreerivad ülesanded delegeerida või lasta teistel teha. Juhtimiscoachina ongi minu ülesanne aidata sind selles protsessis, aidates sul keskenduda oma tugevustele ning optimeerida aja kasutust. Just sellele keskendub ka Working Genius workshop – aitab leida nii sinu enda, kui su meeskonna tugevaimad küljed.

Minu jaoks on ka uus taipamine Demir Bentley soovitus täita kalendrit alustades meeldivatest asjadest – kõigest sellest, mida naudid ja millest rõõmu tunned. Ning alles seejärel lisada prioriteetseim. Töönarkomaania sugemetega kultuuris lükkame head asjad edasi ja need ei saagi teoks. Paiguta kalendrisse nii treeningud, hoolitused, hobid, kui ka aeg perele ja sõpradele.

Olles planeerimises, olulisimale keskendumises ja elluviimises järjekindel, jääb kindlasti järjest rohkem aega ka tegevustele, mida naudime.

Kuidas kujundada planeerimisharjumusi?

Hea uudis on see, et planeerimine on harjumus nagu iga teine ja seega saab seda püsivaks kujundada. Kuidas? Regulaarselt treenides. Nagu iga treeningkava, algab see eesmärgi püstitamisest, sisaldab rutiinset treeningut ning ülioluline: peab sisaldama (au)tasu.

1. Esmalt sõnasta enda jaoks, mida sa tahad suures plaanis saavutada, mis on sinu eesmärk ja kuidas täpselt regulaarne planeerimine sellele kaasa aitab.
2. Seejärel tekita rutiinid, mil planeerimisega tegeled. Regulaarselt korrates juurdub tegevus üha sügavamale meie ajju. Nädala planeerimiseks kasuta sama aega enne esmaspäeva, igapäevaseid korrigeerimisi teosta samal ajal hommikul.
3. Uus harjumus ei kujune „preemiata“, sest aju salvestab vaid need ahelad, mille tulemuseks on positiivne tasu. Kui preemiat pole, siis on see aju jaoks taaskordne ärevus, mida vältida. Premeeri end hea keskkonna, seltskonna, maiusega – millega iganes, mis sulle rõõmu pakub.

50 kätekõverduse tegemine algab endiselt esimese, siis 10, 30 jne tegemisest. Ja kui treeningusse pausi teeme, oleme esimese juures tagasi.

 

Tundsid ära mõne oma isikliku arenguvajaduse või meeskonna coachingu väljakutse? Kui oled valmis kasvama ja vajad sel teel kaasamõtlejat, fookuse hoidjat ning selguse loojat, siis võta minuga ühendust.